習慣のワナ〜「原本を送付ください」→「ウチも印刷して送るだけなんです」〜

こんにちは。

習慣として残る業務

冷静に考えれば、変更するのが当たり前なのに、つい習慣で今までと同様にやってしまっていることってありますよね。

で、それに気づいた周りも、相手に”気を使って”指摘をしないために、全く改善されない。そんなことありませんか?

最近、僕はいろんな場面で見積書や請求書を発行するのですが、結構頻発するのが、ソフトウェアからPDFで出力された見積書を宛先に送ったところ、

「ありがとうございます。確認しましたので、原本を下記住所までお送りください」

という返信が返ってくることです。

で、ここで

「承知しました」

といって対応することが多いと思います。

何しろ、相手はお客様ですから。

でも、よく考えるとこちらで実施する作業は、印刷して封緘して、切手貼って送付する。先方では、窓口が受け取って配布して、担当者が受け取って開封して、処理担当者に回す、その間には物理的に紙が移動するわけです。

言われれば、シンプルに「なるほど」

で、ポイントは、以下の一言を返してみてはどうか、ってところです。

「承知しました、原本手配することは可能です。ただし、弊社側でもこのPDFを印刷してお送りするだけなのですが、それでもよろしいでしょうか」

そこで、大体相手は”習慣の呪縛”から解かれます。

「あ、そっか」と。

特に僕が使っているシステムは印章部分もシステムから出力するので、実際の角印で捺印してるわけではないことが伝われば、ほぼ間違いなく

「こちらで、印刷して処理に回します」

と返ってきます。

何しろ相手は「DX事業部」だったり「AI担当」だったり、それこそ世の中でも最もデジタル化が進んでいる仕事をやっている人たちだったりするわけですから、それに反対するはずがありません。

単に、習慣的に「捺印文書は原本でなければ」と刷り込まれてしまってるだけだったりします。

現在、我が国で何枚の、有印文書の”原本”がやり取りされているかわかりません。

契約書ならまだしも、見積書や請求書であれば原本を確認する必要があるケースはかなり絞られるはずです。(上記のケースだともともと、印刷物が原本なのですが)

見積書と請求書の原本を撲滅するだけでも、樹木にして何本か。燃料にして何リットルか。切手代やインク代でいくらか。積み上げた残業代・残業時間いくらか。・・・が削減されるのではないかな、なんて思うのです。

こういったことって明確に認識されてないだけで、潜在的には本当に多いんじゃないかな、って思うのですが、いかがでしょうか。

皆さんの周りでも習慣のワナってありません?

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