こんにちは。
会議8分の1の法則
「会議8分の1の法則」ってご存知でしょうか？
おそらくご存知ないと思います。
なんでかっていうと、僕が勝手に作った法則だからです。
なんで8分の1かっていうと以下のような説明になります。
3つの要素を半分にすると、なんと全体では87.5%の削減効果があるというわけです。
100時間かけていたものが12時間半の投入コストで収まるのです。
余った87.5時間はお客さんのところに行くとか、早く帰って自己研鑽に当てるとか、家族や友人と過ごすとか。色々鍵ある時間として使えます。
これ、やらないわけにはいきませんね。
この3つの要素のうち参加人数について、最近考えたことがあります。
参加人数が少ないと、組織に与える負担も少ないので有効であることは上で説明できていると思います。
加えて、物事が進むスピード感というかリードタイムの短縮にも関係するな、と感じるのです。
「来月会いましょう」か「じゃあ明日」か
具体的には、今のような夏休みの時期に毎年感じます。
当然夏休みなので、いろんな人が休暇をとる機会が増えます。
最近はお盆の時期に一斉に、ではなく少しずらしたタイミングで取得する人も多いですね。チーム内で話し合って分散させるところも多いでしょう。
しかし、残念なことに、会議に参加する人数が多い組織の場合「●●さんが休みなので会議が設定できない」という事態が発生します。
参加人数が多ければ多いほどこのリスクが増えます。
ですので、ただでさえ調整が難しい会議なのに、平気で「残念ながら来月に設定させてください」ということになります。
せっかく分散して獲得した意味がないですよね。
出社している人だけで意思決定できるように、ちゃんと引き継いでおく必要があります。
役割分担が明確でないために、関係しそうな人全てに念の為声をかけるという文化も影響していると思います。この要素も削減しなければなりません。
そのためには役割を明文化しておく必要もあるかと思いますが、その辺りは十分なのでしょうか。
諸々原因はあるかと思いますが、この「次回は来月」というスピード感は、やり方次第で「じゃあ、明日打ち合わせましょう」とか「今電話で話しちゃいましょう」というところまで持っていける類のものだと思います。
もちろん、今の”働き方改革”と言われる規制や圧力の中ででも、十分できる改革です。
「働き方改革の余波で選択肢が少なくて申し訳ありません」なんて弁明する必要もありません。
会議に参加する人が少なくて済む、というのは作業量削減だけではなく、物事の推進スピードの高速化というメリットもあるのです。
是非一度検討してみてください。
