こんにちは。
ずいぶん前に、サービスの現場から一時的に内勤に移動したとことがありました。
その時に、少し違和感を持ったことを何故か思い出したので残しておこうと思います。
それはこんな状況でした。
かつての出来事
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ある人（Aさん）が用件があってメールで連絡を入れた時になかなか相手（Bさん）が反応してくれず、プロジェクトが前に進まない、ということがあったのです。
「メールはいつ打ちましたか？」と僕。
「先週の前半には打ったのに、全く反応ありません」とAさん。
「その後、どんなフォローをしましたか？」
「いえ、特にしていません。だって私は私のやるべきことをやりました。返信しないBさんが悪いですよね？」
そこからのやり取りは平行線です。
前に進まないので僕が引き取って、直接Bさんに連絡を取り対応してもらいました。
当のBさん曰く
「あ、すみません、Aさんからの連絡、メールの山に埋もれてしまっていました。こないだ会った時に言っていただければすぐにやったのに…」
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メール発信の目的を改めて考えてみる
このやり取り、どう思われますか？
メールで何か連絡を取る時って通常、用事があって相手に何か動いてもらいたい時じゃないですか。
例えば、テンプレートを埋めて返送して欲しいとか、質問に回答して欲しいとか、会議の調整に関与して欲しいとか。
ビジネスですので、当然期日があってそれまでに動いて欲しいわけです。
だとすると、メール発信者は「送信する」だけが仕事ではないですよね。発信者として受信者側に期待する動きを取ってもらうところまでが仕事なのです。
相手の反応が意図した時期に遅れているのであれば、電話で督促するとか、期日が迫っている時に事前にリマインドの位置付けでメールを再送するとか。
今回のBさんの例のように反応がないのは、相手に悪意があるわけでないことが本当に多いです。ただ、見逃していただけ。ただ、忙しくてつい着手できなかっただけ。
であれば「どうなってます？」と声かけるだけで誰も傷つけず、前に進められるわけです。
基本的なことを「ちゃんと」やるだけ
つい、メールするという手段を目的化してしまい、メールを発信すれば自分の仕事が終わったと考えてしまうところに落とし穴があるわけです。
メールはあくまでも何かを実現する、すなわち相手に動いてもらうための手段に過ぎないのです。
自分に余裕がないことで、ついおこってしまうこのような視野の狭まりをを避けるためにはどうしたら良いのでしょうか。
僕は、常に目的を意識する、というとてもシンプルな、とはいえ簡単ではない行為こそが重要であると思っています。
皆さんはどう思われますか？
