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対面➡電話➡メールの順! 〜働き方改革の本質は効率性〜

こんにちは。

アメリカ人はメールに返信しない?

先日こちらのブログを読んで感銘をうけ、FBでシェアしたところ色々な意見をいただきました。いろいろな見方があることを改めて知ることができて結構うれしかったです。

ktdisk.hatenablog.com

僕のシェアした意図としては以下の2点がポイントでした。

①確かに、アメリカ人そういうひと多いですね。ですので、相手が誰であろうと僕は目的完遂までおいかけます。(いわゆる「トラッキング」ですね)

②とはいえ、日本人にも返信無い人多いかも。

というもの。

①すくなくとも僕の周りのアメリカ人は朝から晩まで働き、日本の昼間の時間帯でもかなりの確率でリアルタイムに返してくるので、あんまり心配は無いのですが、とはいえ全員が同じレベルを期待していると痛い目を見るので、つねに海外へのメールは一度では戻ってこないもの、というスタンダードを設けています。

ラッキングすると、淡々と返してくれたりします。

②一方で、何も「アメリカ人は」ではなくメールを大量受信している、僕を含む日本人も、理由はともかくタイムリーに答えきれないところもあり、つい先送りしてしまうことがあります。

メールはそれほど効率的ではない。

24時間働きつづければ当日中に返すことはできるのでしょうが、今の世の中あんまり遅くまで仕事しているというのも恥ずかしいですし、そもそも遅くまで働いて社会に対する反逆者になるわけにも行かないのでなるべく9時から18時の”常識的な”時間帯に仕事を終えようとします。

夜遅くまで働いてよかった昔だったら当日中に絶対返すぞ!とおもっていたので返していたのですが、結構選択的になってきているというのが実情です。

すなわち、いつまでも働いてもバカにされなかった時代と同じだけのパフォーマンスをあげようとすると、今の働き方改革の時代は全員が効率的に働かないきゃいけないわけです。(昔からやっとけ!というのは一旦おいといて...)

そうすると、このメールというヤツが、厄介になってくるのです。

対面だったら、電話だったら、数秒から1分以内に済む用事も、メールだとその5-10倍かかることもざら。働き方改革に逆行するツールに成り下がってしまいます。

もともと僕は、礼儀も、常識(とかいうやつ)もすっとばして最短距離でゴールに向かいたいタイプなので、秒単位での非効率が気になるのです。

「対面➡電話➡メール」の原則で働き方改革を実現

自分がリーダー・マネジャーとして立ったならばメンバーに徹底するのが次の原則です。

コミュニケーションのツールの優先順位は「対面➡電話➡メール」である。

ただし、以下のメールの利点が有効な場合は除く。

①証拠能力:履歴として文面に残す必要がある、またはその方が有利なとき

②一斉同報機能:同じことを複数の人に同報するとき

③時間差活用:相手に読む時間の選択をゆだねるとき。特に時差がある国とのやりとり

この3つの利点を活用しない場合は「対面➡電話➡メール」の優先順位の原則を守ってもらいます。

この原則を外すと働き方改革は絶対に成立しません。

個人的な経験でいえば、同じフロアであれば歩いていって話す方が所要時間も目的達成までのリードタイムも大幅に短く済みます。顔を見て話すことの利点は得られる情報やsのあとのリレーションなどどれをとっても圧倒的に意味があります。

電話にしても、メールで新規文書を開いて宛先を書いた時には時にはダイヤルし終わっているでしょうし、挨拶文を書き終わるころには用件はおわっているでしょう。さらに交換できる情報にしても、対面ほどではないにしても、メールよりは圧倒的に多くの情報を交換できます。

そもそもメールというのは、返信するしないの判断を、相手に権利としてあたえてしまっているかのような印象が付いて回ります。

対面で声をかけた時に無視するのはよっぽど勇気がいります。電話に出ないというのもメールを無視するよりはかなりプレッシャーがかかる作業です。

仕事というのは如何に自分のペースに相手を巻き込むかというところがポイントです。メールは相手のペースに巻き込まれやすいと言う点ですでにポイントを外してしまっているという視点もあります。

20世紀末にビジネスシーンに入ってきた電子メールですがついその気軽さに甘えて、効率性を忘れてしまってはいないでしょうか。

働き方改革の本質は効率性であって、ITを使いこなすことそのものではありません。ITを使って効率的になる場合は、使いましょう。というものです。

実は件のアメリカ人も効率重視!?

で、冒頭のアメリカ人のメールに対するメンタリティにもどりますと、個人差はあるものの僕の経験では「電話しようよ」と返信があることが多いです。メールでベタベタかいても、時間差もあるし情報の限界もあるし。だったら15分でも電話会議した方がはやいよ。ということです。

アメリカ人はよく働く傾向が高いですが、さらにいえば効率的に働こうという意識も高いように思います。メールでやるんじゃなくてせめて電話にしようよ、というのが彼らのホンネなんじゃないでしょうか。

みなさんはどう思いますか?

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